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10 ventajas de la telefonía VOIP para hoteles

10/08/2022, Escrito por 0 comment

Existe una serie de beneficios que las soluciones de VoIP y PBX (Central Privada Automática) virtuales aportan sobre la telefonía convencional, siendo el ahorro económico el más destacado, pero no el único. Esta tecnología dispone de una serie de funcionalidades que mejoran exponencialmente la gestión y comunicaciones en los establecimientos hoteleros y también la experiencia del huésped. Explicamos las 10 principales ventajas:

1. Dar respuesta a todas las llamadas

Aproximadamente una de cada 5 llamadas realizadas a los hoteles con centralitas tradicionales no se contesta. Teniendo en cuenta que un 80% no vuelven a llamar, duele pensar la cantidad de potenciales ventas que se pueden haber perdido por no atender adecuadamente el teléfono. Si a eso le sumamos que eso puede derivar en una reseña negativa en Internet, el daño reputacional todavía agrava más la situación.

Este problema tiene una solución sencilla si se utiliza la tecnología VoIP en el hotel aplicando la funcionalidad de respuesta automática por contestador que deriva a la persona responsable de cada área. Se pueden utilizar otras soluciones, como la función de cola, configurando un mensaje o música mientras el cliente espera ser atendido, redirigir llamadas a otra extensión o dispositivo móvil o activar el servicio de buzón de voz indicando que se dará respuesta a la petición a la mayor brevedad posible.

2. Integración con programas de gestión y un mayor control de la información

Con una centralita virtual, todas las operaciones vinculadas a los huéspedes pueden gestionarse directamente desde el servicio de atención al cliente y aparecen indicados en el terminal del operador: registro de entrada y de salida, número de habitación, idioma del terminal del cliente, idioma, despertador, Room Status, incidencia en habitación, Mini Bar, asignación de número directo, tarificación de llamadas, opción de prepago, etc. Además, toda la información se puede sincronizar con el PMS o directorio digital de productos y servicios para el hotel ( p.ej CHAR ), logrando la integración total de los servicios.

Toda esta información queda registrada y posteriormente puede ser analizada para tomar decisiones que le permitan optimizar el trabajo de sus empleados, valorar el rendimiento de su personal, analizar los gastos y entender el comportamiento de sus clientes para que compren más y en repetidas ocasiones.

3. Mejoras en las comunicaciones internas

El sistema VoIP garantiza la comunicación de voz y datos en cualquier lugar del Hotel, con lo que se mejora notablemente la comunicación entre sus empleados. Al integrar la telefonía fija y móvil, se facilita la localización del personal con movilidad del establecimiento.

4. Reducción de costes operativos y de mantenimiento

Al poder estar en la nube, los sistemas de Telefonía VoIP reducen el coste de operativa y de mantenimiento. Asimismo, permiten la optimización de costes al unificar en uno los proveedores de telefonía e internet y en un servicio único integral y elimina costes de operativa: llamadas, descarga de datos, fax y cuotas innecesarias como lo puedan ser las de RDSI y RTB.

Por otro lado, al realizar las llamadas de voz a través de Internet, el Hotel se beneficia de una tarificación mucho más ventajosa que la que ofertan los operadores tradicionales en cualquier tipo de llamada.

 

VOIP Hoteles5. Llamadas internacionales a precio local

Al transmitir las llamadas por la red de datos, la telefonía VoIP acaba con las elevadas tarifas de las llamadas internacionales. Teniendo en cuenta que los hoteles tienen un volumen enorme de llamadas al extranjero, el ahorro puede implicar una reducción de la factura telefónica del hotel que puede alcanzar el 70%.

Esta reducción de costes supone un valor añadido para los huéspedes del Hotel que no deberán preocuparse por el precio de hacer una llamada internacional

Al mismo tiempo mejorará la imagen del Hotel, la atención al cliente y se potenciarán las reservas, ya que los empleados podrán tener una comunicación más relajada cuando llamen a potenciales huéspedes al no tener que preocuparse por la duración y coste de la llamada. Resolverán más dudas y explicar todas las ventajas del Hotel, haciendo que los potenciales huéspedes se decanten por su establecimiento.

Esta ventaja no es sólo para las llamadas salientes, sino que también se pueden generar números “locales” del origen más frecuente de los huéspedes del Hotel para que puedan llamar a coste de llamada local, generando también más potenciales reservas.

6. Definición de tarifas personalizadas para las comunicaciones de los huéspedes

Con una centralita VoIP, el Hotel puede fijar sus propias tarifas para las llamadas telefónicas de sus huéspedes. Puede activarse la llamada directa para llamadas locales, de larga distancia e internacionales. En el momento del check-out, aparecerá automáticamente en la ficha del cliente los gastos derivados del consumo telefónico realizado durante la estancia. El sistema también permite fijar un consumo máximo, de forma que se corte la comunicación de la línea directa tras alcanzar un límite de crédito concreto.

VOIP Hoteles7. Mejora la experiencia de los huéspedes

Gracias a la integración del sistema VoIP con el CRM o PMS del Hotel, se puede personalizar la comunicación con los huéspedes, mostrándose información sobre el usuario de la llamada en curso: nombre, necesidades específicas, historial, etc.

El menú IVR permite crear saludos para el cliente que llama, automatizar comunicaciones importantes, informar de las opciones de alojamiento, el horario de atención al cliente, así como gestionar ágilmente las consultas más frecuentes: cambio de toallas, limpieza de la habitación, preferencias para el desayuno o acceso a la red WiFi.

El sistema permite elegir entre diferentes opciones del menú interactivo de forma que cada número marcado en el teclado se puede “conectar” a una persona de la empresa, dependiendo de las necesidades del cliente. Los clientes buscan inmediatez y ser dirigidos al departamento correspondiente a través de una IVR (Respuesta de Voz Interactiva), que es la mejor solución para evitar largas esperas. Si quieren reservar una habitación, quieren hablar con esa persona a la mayor brevedad posible.

Sin lugar a duda, este menú interactivo es una herramienta perfecta para profesionalizar el sistema de atención telefónica del Hotel y hacer más eficientes las comunicaciones con el cliente. Si es huésped tarda menos en ser atendido y su duda se resuelve antes, el personal podrá gestionar un mayor número de llamadas, mejorando el servicio de atención telefónica.

8. Escalabilidad

La telefonía IP permite ajustarse a las necesidades del Hotel en cada momento, sin que ello implique una inversión extra en equipamiento. Además, nos brinda el acceso a todo tipo de ampliaciones y ajustes. Por ejemplo, se pueden integrar las comunicaciones de diferentes establecimientos hoteleros, aunque no se encuentren en el mismo lugar.

9. Envío de faxes en línea

Esta función puede suponer un valor añadido para un cliente que viaje por motivos laborales.  Poder ofrecer el servicio de fax online para enviar o recibir la documentación requerida puede ser un factor clave a la hora de escoger el alojamiento. Por poner un ejemplo, si un cliente necesita una copia de su pasaporte, puede recibirla al instante por una vía formal y segura.

Además, para la gestión interna del Hotel se envía y recibe una gran cantidad de documentación. Si esta comunicación se realiza a través del fax online, se ahorra una gran cantidad de dinero en papel, tinta e impresoras. Adicionalmente, liberará una línea telefónica, con lo cual, también se reducirá el gasto en ese sentido.

10. Automatización de las comunicaciones con asistentes virtuales

Un asistente digital puede hacer llamadas y determinadas tareas a través de la inteligencia artificial sin necesidad de que el cliente sienta que está hablando con una máquina.  Es un complemento para automatizar determinadas cuestiones y que tus empleados se dediquen a la atención personalizado.

Con una línea VoIP se pueden enviar mensajes de texto y whatsapp o llamar de forma automática desde cualquier terminal o dispositivo móvil conectado, para enviar a tus huéspedes información sobre eventos, recomendaciones para ir a comer, promociones de los servicios de tu hotel o cualquier otra información de interés.